Kategoria: Prawo dla przedsiębiorcy

Prawo przedsiębiorcy
Tutaj znajdziesz wszystkie artykuły, które dotyczą regulacji prawnych ważnych dla przedsiębiorców i określają zasady funkcjonowania ich firm w obrocie gospodarczym. Zacznij od od artykułu pt. ułatwienia dla startujących przedsiębiorców.

  • Umowa fotografa z klientem a prawo autorskie i RODO

    Umowa fotografa z klientem a prawo autorskie i RODO

    Pracujesz jako fotograf? A może dopiero zamierzasz zamienić pasję w dochodowe zajęcie? Niezależnie od tego, czy rozpoczynasz swoją przygodę z fotografią, czy też przenosisz funkcjonujący już biznes na wyższy poziom – koniecznie zadbaj o prawne aspekty swojej działalności! Pamiętaj, że treść umów, które zawierasz z klientami, modelami, zleceniodawcami decyduje między innymi o możliwości wykorzystania zdjęć do promocji własnej marki. Zastanów się czy dysponujesz prawem do zamieszczania fotografii w swoim portfolio, na stronie www lub w mediach społecznościowych. Ponadto, nie zapominaj, że rozpowszechniając wizerunek innych osób przetwarzasz ich dane i jesteś zobowiązany do przestrzegania obowiązujących przepisów (w tym Rodo).

    Umowa z klientem

    Bez względu na to, jaką formę przybierze – ważny jest zgodny zamiar stron.
    I choć teoretycznie umowa może być ustna, to dla celów dowodowych warto sporządzić ją na piśmie. Przy jasno wypunktowanych zasadach współpracy – trudniej o konflikt. Ponadto, papierowy egzemplarz jest niezastąpiony, gdy w grę wchodzą pewne kwestie z obszaru praw autorskich (przeniesienie autorskich praw majątkowych czy udzielenie licencji wyłącznej).

    Najbardziej popularnymi umowami są: umowa o dzieło lub umowa zlecenie czy umowa o świadczenie usług. Pierwsza z nich zazwyczaj towarzyszy jednorazowym sesjom. Druga i trzecia zleconym fotografom czynnościom, które wiążą się z dłuższą współpracą czy świadczeniem regularnie usługi dokumentacji fotograficznej. I tak fotograf zamierzający wykonać sesję portretową najprawdopodobniej podpisze z klientem umowę o dzieło (rezultat), a dokumentujący proces wykonania projektu architektonicznego – umowę zlecenie (staranne działanie) lub umowę o świadczenie usług.

    Inną umową, aczkolwiek bardzo charakterystyczną dla branży fotograficznej, jest umowa na zasadach TFP  (time for pictures). Reguluje ona zasady współpracy pomiędzy fotografem a modelką (modelem). Modelka (model) pozuje w zamian za zdjęcia, a fotograf wykonuje sesję w zamian za pozowanie. Ostatecznie obie strony osiągają pewną korzyść.

    Przedmiot umowy

    Niezależnie od rodzaju umowy, ważna jest jej czytelność i precyzyjność. Chociażby ze względu na możliwe niedomówienia i zawodność ludzkiej pamięci czy na wypadek ewentualnych reklamacji i roszczeń. Klient może zakwestionować jakość wykonanej pracy i z zareklamować ją, np. na podstawie rękojmi (tzw. reklamacja na podstawie rękojmi).

    Dlatego bardzo ważnym jest zdefiniowanie przedmiotu umowy. Warto wskazać konkretną ilości zaplanowanych ujęć/zdjęć, miejsce wykonania sesji (studio, plener). Jak również odnieść się do kwestii dostarczenia zdjęć w formie analogowej (czy ograniczona liczba odbitek mieści się w pakiecie, czy jest dodatkowo płatna itp.).

    Wynagrodzenie

    Kluczową kwestią jest ustalenie wynagrodzenia. W umowie powinny znaleźć się precyzyjne informacje na temat tego co i ile kosztuje. A gdy mamy do czynienia z umową TFP, która ma charakter nieodpłatny, ważne jest określenie wzajemnych zobowiązań stron i ustalenie, kto ponosi koszty związane z wynajęciem studia czy wykonaniem makijażu.

    Jeśli fotograf praktykuje pobieranie zaliczki lub zadatku, to również tę kwestię należy dookreślić w umowie. Bardzo ważne jest odróżnienie tych dwóch pojęć i ich mocy prawnej. Zaliczka i zadatek to co innego! Ponadto, niosą za sobą odmienne skutki, gdy umowa nie dojdzie do skutku. Mówiąc krótko: zadatek w przypadku odstąpienia stron od umowy przybiera formę odszkodowania (pełni funkcję dyscyplinującą), a zaliczka podlega zwrotowi.

    Aby wyjaśnić różnicę między zadatkiem i zaliczką, posłużę się przykładem.

    Przyszła panna młoda na około rok przed swoim ślubem zawarła z fotografem umowę, której przedmiotem było wykonanie sesji weselno-plenerowej. Podpisała dokument i zapłaciła wykonawcy zadatek w wysokości 1.000 zł. Na kilka tygodni przed ślubem klientka poinformowała fotografa, że rezygnuje z jego usług, bo znalazła tańszego specjalistę. Fotograf zatrzymał zadatek jako formę odszkodowania i miał do tego prawo! Natomiast, gdyby sytuacja była odwrotna (fotograf nie dotrzymał umowy), wówczas musiałby zwrócić klientce zadatek w podwójnej wysokości (czyli to co dostał jako zadatek + taką samą kwotę w ramach odszkodowania).

    Gdyby ww. umowa przewidywała wpłatę zaliczki klientka miałaby prawo żądania jej zwrotu.

    Autorskie prawa majątkowe

    Jeśli zastanawiasz się o co chodzi z tymi prawami i dlaczego to takie ważne – już  tłumaczę! Na wstępie zaznaczę, że odnoszę się do fotografii, które wyrażają twórczość autora i mają indywidualny charakter.

    Zasadą jest, że autor zdjęć (twórca) może w pełni korzystać z praw majątkowych do fotografii. Może na przykład sprzedać zdjęcia magazynowi poświęconemu modzie, urodzie czy wnętrzom. Zdjęcie (oczywiście takie, które jest rezultatem pracy twórczej) jest dla fotografa jak obraz dla malarza. Może czerpać z niego korzyści materialne!

    W takim stanie prawnym klient nie powinien używać otrzymanych fotografii w celach komercyjnych, np. do kampanii marketingowej własnej marki. Jego korzystanie ze zdjęć powinno sprowadzać się wyłącznie do użytku prywatnego (domowe odbitki, albumy rodzinne, tapeta na pulpicie itp.). Nie powinien także ich publikować w sieci. Nie dysponuje bowiem majątkowymi prawami do nich.

    Błędnym jest powszechne przekonanie, że osoba uwieczniona na zdjęciu zawsze jest właścicielem fotografii i może dysponować nią w nieograniczonym zakresie!

    Sytuacja może ulec diametralnej zmianie, gdy do umów wprowadzimy pewne modyfikacje. Wówczas prawa majątkowe do zdjęć mogą fotografowi w ogóle nie przysługiwać, albo będą mu przysługiwały w ograniczonym zakresie. Strony według uznania mogą zdecydować się na przeniesienie autorskich praw majątkowych (przejście praw z twórcy na nabywcę) lub udzielenie licencji (określenie warunków korzystania ze zdjęcia).

    Należy zatem bacznie zwracać uwagę na podpisywane dokumenty. Zwłaszcza w przypadku tzw. „gotowców z internetu” i przedstawionych nam wzorców. Nie czytając umów i nie znając znaczenia poszczególnych zapisów można nieświadomie pozbawić się pewnych praw. Skutek bywa taki, że fotograf nie możliwości wykorzystywania zdjęć do promocji własnej firmy, np. poprzez zamieszczanie w portfolio na stronie www lub social mediach.

    Wizerunek

    Fotograf musi pamiętać, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W przypadku osoby małoletniej, niezbędne jest uzyskanie zgody od przedstawiciela ustawowego lub opiekuna.

    Prawo przewiduje 3 wyjątki od zasady uzyskiwania zgody:

    • osoba otrzymała zapłatę za pozowanie,
    • mamy do czynienia z  rozpowszechnianiem wizerunku osoby powszechnie znanej,
    • wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza.

    Fotograf rozpowszechniający w sieci wizerunek innych osób, który nie dysponuje ich zgodą, może ponieść z tego tytułu poważne konsekwencje. Istnieje bowiem klika mechanizmów prawnych umożliwiających osobie, której dobra naruszono dochodzenie roszczeń.

    Fotografia a Rodo

    Przetwarzając informacje na temat swoich klientów fotograf wchodzi w rolę administratora danych osobowych i zobowiązany jest do przestrzegania RODO. Zazwyczaj gromadzi nie tylko wizerunki osób przedstawionych na zdjęciach, ale również informacje takie jak: imię nazwisko klienta, adres, e-mail, nr telefonu, nr konta bankowego itp. Działając jako administrator danych zobowiązany jest między innymi do wypełnienia obowiązku informacyjnego czy zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, gwarantujących skuteczną ochronę  danych osobowych.

    Warto zatem zadbać o wdrożenie odpowiedniego systemu ochrony danych osobowych, adekwatnego do rodzaju i rozmiaru przetwarzania.

    Legalnie – profesjonalnie

    Duża konkurencja na rynku wymusza na branży kreatywnej pełen profesjonalizm usług. Dziś nie wystarczy wyłącznie pomysł, bo rynek zweryfikuje ile jest on faktycznie wart. Coraz silniejszym narzędziem gospodarczym staje się „legalna strona biznesu”. Jeśli klient jest zadowolony z jakości Twoich usługi i ma świadomość, że działasz transparentnie i zgodnie z prawem, z pewnością wróci wraz z kolejnymi klientami.

    Źródła

    RODO

    Ustawa 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

    Ustawa kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.

    Czy ten wpis był dla Ciebie wartościowy? Jeśli tak, udostępnij go innym.

    Jesteś fotografem? Potrzebujesz indywidualnej konsultacji lub wsparcia w stworzeniu lub weryfikacji umowy? Nie czekaj, napisz do nas!

  • Zdjęcia pracowników na firmowej stronie a RODO i prawo autorskie?

    Zdjęcia pracowników na firmowej stronie a RODO i prawo autorskie?

    Moi klienci często zadają mi pytanie: czy Rodo zabrania publikacji zdjęć pracowników na firmowej stronie internetowej? Odpowiadam: NIE. Nie znajdziemy w RODO takiego zakazu. I gdy „Rodo już nie straszy” kieruję rozmowę na inny tor, sięgając do regulacji dotyczących ochrony dóbr osobistych. Następnie omawiamy cel publikacji, kontekst i treść informacji zamieszczanych przy fotografii. Ostatecznie koncentrujemy się na zgodzie samego pracownika. Jednoznacznej, konkretnej i niewątpliwej. Niewymuszonej i świadomej. I tak naprawdę chyba o to w prawie chodzi, żeby znaczenie poszczególnych przepisów (uprawień i obowiązków) odnieść do człowieka. Przestać traktować wymogi prawne jak kolejny kwadracik do odznaczenia. Jeśli chcesz wiedzieć, jak ma się zdjęcie pracownika do Rodo i praw autorskich, poniżej przedstawiam Ci najważniejsze informacje.

    Zdjęcia pracowników a Rodo

    Mam wrażenie, że Rodo stało się „straszakiem” i odpowiedzią na wszelkie wątpliwe kwestie prawne. Argumentu „Rodo” używają już nie tylko odbiorcy niechcianych ofert telemarketingowych, ale również urzędnicy, przedsiębiorcy oraz wyjątkowo czujni klienci. Również kwestia publikacji fotografii pracowników na stronach www od niedawna stała się problemem kojarzonym niemalże wyłącznie w kontekście Rodo. Tymczasem rozpowszechnianie wizerunku ściśle wiąże się z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ochroną dóbr osobistych człowieka, o której mowa w  ustawie kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.

    Rodo wprost nie zakazuje pracodawcy rozpowszechniania w sieci wizerunku pracownika. Jest on jednak administratorem danych swoich pracowników i powinien dostosować swoje działania do przepisów unijnego rozporządzenia. Tak, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z prawem, adekwatnie do okoliczności i w określonym celu.

    Zdjęcia prawcowników a prawo autorskie

    W myśl art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej.  Prawo przewiduje 3 wyjątki od powyżej zasady. I tak zgoda nie będzie wymagana, gdy:

    • osoba ta otrzymała zapłatę za pozowanie,
    • mamy do czynienia z  rozpowszechnianiem wizerunku osoby powszechnie znanej, jeśli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, społecznych, zawodowych,
    • mamy do czynienia z rozpowszechnianiem wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza.

    Jeśli zatem pracodawca ma zamiar rozpowszechniać wizerunek swoich pracowników za pośrednictwem strony www, (np. publikując ich portrety z opisem) powinien pozyskać odpowiednie zezwolenia. W przypadku, gdy takich zgód nie będzie posiadał, może ponieść odpowiedzialność na gruncie prawa autorskiego. Zastosowanie znajdzie wówczas ochrona przewidziana w art. 78 ustawy. A osoba, której wizerunek opublikowano bez wymaganej zgody, będzie miała prawo zażądać od pracodawcy usunięcia naruszenia lub jego skutków, złożenia publicznego oświadczenia i zadośćuczynienia.

    Rodo a prawo autorskie

    Brak zgody pracownika na publikację wizerunku (przewidzianej w prawie autorskim) skutkuje nie tylko naruszeniem dóbr osobistych osoby przedstawionej na fotografii, ale również niespełnieniem wymogów wynikających z Rodo. Pracodawca w takiej sytuacji nie będzie bowiem dysponował przesłanką legalnego przetwarzania danych w postaci wizerunku. W konsekwencji może narazić się również na odpowiedzialność na gruncie Rodo (kara pieniężna, odpowiedzialność cywilnoprawna).

    Zgoda pracownika

    Zgoda pracownika może być wyrażona w sposób dowolny. Musi być jednak jednoznaczna, konkretna i niewątpliwa. Ze względów dowodowych, warto pozyskać ją w formie pisemnej. Powinna zawierać takie elementy jak: miejsce i data złożenia oświadczenia, cel wykorzystania wizerunku i okres na jaki jest udzielana.

    Ponadto, osoba, której zdjęcie ma być opublikowane na firmowej stronie internetowej powinna wiedzieć o ewentualnym zamiarze zestawienia jej wizerunku z innymi postaciami, opisem lub komentarzem. Chodzi o to, aby zestawienie  informacji z wizerunkiem nie obrażało pracownika, ani w inny sposób nie naruszało jego dóbr osobistych.

    Podsumowanie

    Wykorzystanie fotografii przedstawiających wizerunek pracowników wiąże się zazwyczaj z usprawnieniem komunikacji służbowej i działaniami promocyjnymi. Prezentacja zespołu z pewnością ociepla wizerunek firmy, co w konsekwencji może przełożyć się na wymierne korzyści. Sięgając po takie narzędzie marketingowe pamiętajmy jednak o pracowniku, który nie powinien być stawiany przed faktem dokonanym. Realizując własne interesy nie naruszajmy jego dóbr osobistych.

    Decydując się zaś na wykonanie profesjonalnej sesji fotograficznej nie zapominajmy o prawach autorskich do zdjęć. W tym celu, aby uniknąć ewentualnych wątpliwości co do dozwolonego użytku fotografii warto zadbać o odpowiednie brzmienie umowy z fotografem.

    Źródła

    RODO

    Ustawa 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

    Ustawa kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.

  • Rekrutacja a RODO, czyli jak zamieszczać ogłoszenia i zbierać zgody

    Rekrutacja a RODO, czyli jak zamieszczać ogłoszenia i zbierać zgody

    Prowadzisz rekrutację? Jeśli tak, to najprawdopodobniej ogłoszenie o prowadzonym naborze zamieściłeś na swojej stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub w innym serwisie internetowym. Zaczynają spływać aplikacje, a Ty wchodzisz w rolę administratora danych osobowych. Tym samym, mając świadomość lub nie, jesteś zobowiązany do stosowania przepisów unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (tzw. RODO), które obowiązuje od 25 maja 2018 r. Jeśli nie wiesz w jaki sposób i o czym powinieneś informować kandydatów zamieszczając ogłoszenie o naborze, albo zastanawiasz się jak powinna brzmieć nowa formułka zgody na przetwarzanie danych, to poniższy artykuł jest skierowany właśnie do Ciebie!

    Informacje dla kandydatów do pracy

    Oprócz strategicznych kwestii dotyczących stanowiska pracy (wymagania, zakres obowiązków, oferta) rekrutujący powinien poinformować potencjalnych kandydatów o tym:

    • kto jest administratorem danych –  czyli kto ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych i jak można się nim skontaktować,
    • jaki jest cel zbierania danych osobowych,
    • czy podanie danych jest niezbędne i jakie skutki rodzi ich niepodanie,
    • jaka jest podstawa prawna – czyli skąd wynika możliwość zbierania danych kandydatów do pracy,
    • kto będzie odbiorcą danych pozyskanych w związku z rekrutacją (czyli kto może mieć do nich dostęp),
    • czy dane będą przekazywane do krajów trzecich – czy otrzyma je od rekrutującego jakiś podmiot spoza UE,
    • jak długo dane osobowe kandydatów będą przetwarzane (zbierane, przechowywane, udostępniane itp.),
    • czy na podstawie podanych informacji podjęte zostaną zautomatyzowane decyzje (np. profilowanie) i jakie konsekwencje mogą przynieść osobie,
    • jakie uprawnienia przysługują uczestnikom w związku z przetwarzaniem ich danych (katalog praw wynikających z RODO i mających zastosowanie).

    Wypełnienie obowiązku informacyjnego powinno zostać dokonane w łatwo dostępnej formie, prostym językiem oraz w sposób jasny i zrozumiały.

    Zgoda na przetwarzanie danych nie zawsze jest konieczna

    Zgoda jest jedną z przesłanek, które uprawniają do legalnego przetwarzania danych osobowych. O zgodzie i legalności przetwarzania danych pisałam tu.

    Jeśli zatem istnieje inna podstawa do przetwarzania danych, pozyskiwanie dodatkowej zgody od kandydata do pracy nie będzie konieczne. Taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku zamiaru zatrudnienia pracownika na umowę o pracę. Wówczas zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu pracy, w tym w szczególności art. 221 o następującym brzmieniu:

    Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

    1) imię (imiona) i nazwisko;

    2) imiona rodziców;

    3) datę urodzenia;

    4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

    5) wykształcenie;

    6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

    Niezależnie od danych osobowych, o których mowa wyżej, pracodawca ma prawo żądać od pracownika także:

    1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

    2) numeru PESEL pracownika.

    W tym miejscu należałoby zastawić się nad dwiema istotnymi kwestiami. Po pierwsze, czy Twoja oferta na pewno dotyczy pracy na etat, a może jednak umowy cywilnoprawnej? Po drugie, czy pozyskujesz także inne dodatkowe informacje, które nie mieszczą się w granicach ww. przepisu? Przykładowo: fotografię przedstawiającą wizerunek osoby aplikującej.

    Jeśli Twoja oferta pracy dotyczy umowy cywilnoprawnej albo zakres pozyskiwanych danych znacznie wykracza poza kodeksową przesłankę legalności (przy umowie o pracę) oraz inne przesłanki wynikające z obowiązujących przepisów prawa – pozostaje poprosić kandydata o dołączenie do dokumentów aplikacyjnych odpowiedniego oświadczenia.

    Nowa klauzula zgody do CV

    Dotychczas stosowaną klauzulę zgody na przetwarzanie danych w oparciu o ustawę z dnia 29.08.1997 r. wypadałoby nieco zmodyfikować. Jak? Przede wszystkim nie należy powoływać się na akt prawny, który został uchylony. Ustawa z 1997 r. już nie obowiązuje! Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych powinno mieć zrozumiałą i łatwo dostępną formę, przy jednoczesnym sformułowaniu treści prostym i jasnym językiem. Co ważne, zgoda ma przetwarzanie danych w celu rekrutacji nie może być łączona z innymi zgodami, ani w żaden sposób wymuszona. Powinna być wyraźna i odnosić się do określonego przetwarzania przez konkretnego administratora danych.

    W zależności od celu i okresu przetwarzania przykładowe klauzule mogą wyglądać następująco:

    Prosimy o zamieszczenie w dokumentach aplikacyjnych jednego z oświadczeń:

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu (CV, list motywacyjny) oraz informacji zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na stanowisko xxx w firmie YYY.

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu (CV, list motywacyjny) oraz informacji zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej przez okres trwania procesu rekrutacyjnego na stanowisko xxxx  w firmie YYY, jak również w celu włączenia mnie do bazy kandydatów na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych w firmie YYY, w tym również na inne stanowiska.

    Zmiany w kodeksie pracy

    Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przewiduje pewne modyfikacje w przepisach prawa pracy w zakresie dotyczącym danych osobowych. Między innymi planowane jest rozszerzenie katalogu z art. 221 Kodeksu pracy o „dane kontaktowe” i wyłączenie z niego „imion rodziców”. Przy czym podanie danych w zakresie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia musi być niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku pracy.

    Planowane jest również wprowadzenie nowych przepisów, w tym w szczególności art. 221a i art. 221b. Pierwszy z nich dotyczy przetwarzania przez pracodawcę innych danych niż wymienione w art. 221 za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Z projektu wynika, że brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Drugi z przywołanych powyżej przepisów dotyczy przetwarzania  tzw. danych wrażliwych oraz danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa. W kontekście proponowanych zmian, dopuszczalność ich przetwarzania może mieć miejsce tylko w przypadku niezbędności wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

    Przechowywanie CV i LM

    Przepisy prawa nie wskazują wprost, jak długo pracodawca może przechowywać otrzymane CV i LM oraz kiedy stają się one nieaktualne. Jeśli zgłaszający swoją aplikację wyraźnie zaznaczył, że jego zgoda na przetwarzanie obejmuje wyłącznie okres odpowiadający procesowi rekrutacji na konkretne stanowisko, to po dokonaniu wyboru nie powinniśmy pozostawiać zebranych zgłoszeń w swoich zbiorach. Jeśli zależy nam na pozostawieniu kontaktów „na później” na potrzeby ewentualnych przyszłych naborów, należało zadbać o odpowiednie brzmienie klauzuli zgody.

    I choć wydawałoby się, że już samo aplikowanie na stanowisko jest wyraźnym działaniem i powinno samo przez się stanowić zgodę na przetwarzanie jej danych, to budzi pewne wątpliwości interpretacyjne. Oceniając sytuację z perspektywy przedsiębiorcy, na którym ciąży ciężar dowodu legalności przetwarzania danych, pozyskiwanie pisemnej zgody nadal wydaje się być uzasadnione.

    Dostęp do aplikacji kandydatów

    Pracodawca, gromadząc aplikacje kandydatów do pracy, zobowiązany jest do zastosowania organizacyjnych, technicznych oraz fizycznych środków ochrony danych osobowych. Oznacza to w szczególności bezpieczne przechowywanie otrzymanych zgłoszeń oraz ich usuwanie i niszczenie po upływie legalnego okresu przetwarzania. Przykładowymi rozwiązaniami mogą być: przechowywanie wydrukowanych dokumentów aplikacyjnych w metalowej, zamykanej szafce, zabezpieczenie systemu informatycznego przed dostępem osób nieupoważnionych – uwierzytelnianie dostępu czy szyfrowanie wiadomości zawierających zgłoszenia aplikacyjne.

    Podsumowanie

    Rekrutacja ściśle wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Dlatego zarówno w małej firmie, jak i w dziale HR giganta ważna jest weryfikacja dokonywanych na danych operacji pod kątem ryzyka przypadkowego lub niezgodnego z prawem ich ujawnienia, zniszczenia lub utraty. Dostosowanie do obowiązujących przepisów warto zacząć od inwentaryzacji zgromadzonych aplikacji pod kątem zasadności i legalności dalszego przetwarzania zawartych w nich danych. Mówiąc wprost – chodzi o uporządkowanie folderów, skrzynek mailowych, teczek i szuflad zawierających CV i listy motywacyjne kandydatów do pracy. Kolejny krokiem powinno być opracowanie wewnętrznych procedur przetwarzania danych oraz odpowiednich wzorów lub szablonów publikowanych ogłoszeń o naborze.

    Podstawa prawna

    RODO

    Ustawa o ochronie danych osobowych

    Prawo pracy

    Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679

  • Kosmetyki w Unii Europejskiej – jak sprawdzić czy są bezpieczne?

    Kosmetyki w Unii Europejskiej – jak sprawdzić czy są bezpieczne?

    Całkiem niedawno w mediach zrobiło się głośno na temat małej dziewczynki, która trafiła do szpitala z powodu makijażu wykonanego dziecięcymi „malowidłami”. Zabawa w dorosłą mogła się zakończyć tragicznie. Mimo, że etykieta towaru informowała o przebadaniu i nietoksyczności produktu. Jak się później okazało, dziecko miało uczulenie na jeden ze składników kosmetyków. Sprawa wzbudziła moje szczególne zainteresowanie, bo sama jakiś czas temu kupiłam córce dziecięcy zestaw błyszczyków. I przyznam szczerze – zrobiłam to bez większego wczytywania się w ich skład. Zawierzyłam deklaracji producenta. Postanowiłam jednak sprawdzić, jak się mają regulacje prawne w temacie kosmetyków i jakie wymagania przepisy stawiają producentom i importerom.

    Produkt kosmetyczny

    Cennym źródłem informacji o bezpieczeństwie kosmetyków okazała się treść unijnego rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 oraz projekt polskiej ustawy o produktach kosmetycznych. Pomocnym w zdefiniowaniu, czy wyrób jest produktem kosmetycznym okazał się również podręcznik opracowany przez Komisję Europejską.

    I tak ustaliłam, że ocena, czy dany produkt jest produktem kosmetycznym musi być dokonywana na podstawie indywidualnych badań jego cech. Dowiedziałam się także, że:

    pojęcie produktu kosmetycznego obejmuje: kremy, emulsje, płyny, żele i oliwki do skóry, maseczki do twarzy, podkłady barwiące (płyny, pasty, pudry), pudry do makijażu, pudry po kąpieli, pudry higieniczne, mydła toaletowe, mydła dezodoryzujące, perfumy itd. Czyli w zasadzie każdą substancję lub mieszaninę przeznaczoną do kontaktu z zewnętrznymi częściami ciała ludzkiego (naskórkiem, owłosieniem, paznokciami, wargami oraz zewnętrznymi narządami płciowymi) lub z zębami i błonami śluzowymi jamy ustnej.

    Ponadto, unijne rozporządzenie zdefiniowało co nie jest produktem kosmetycznym. Mianowicie nie jest nim substancja lub mieszanina przeznaczona do spożycia, wdychania, wstrzykiwania lub wszczepiania do ciała ludzkiego. Co więcej, do produktów kosmetycznych nie zaliczymy również produktów leczniczych, wyrobów medycznych lub produktów biobójczych.

    Osoba odpowiedzialna

    Do obrotu unijnego mogą być wprowadzane jedynie produkty kosmetyczne, dla których na terenie Wspólnoty wyznaczono „osobę odpowiedzialną”. Gwarantuje ona spełnienie odpowiednich obowiązków przez każdy wprowadzany do obrotu produkt kosmetyczny. Nie zawsze osobą tą musi być producent. Może nią być osoba przez niego pisemnie upoważniona. O ile ma siedzibę na terenie UE. W przypadku importowanego produktu kosmetycznego odpowiedzialnym jest importer. Przy czym on również może udzielić pisemnego upoważnienia osobie mającej siedzibę na terenie Wspólnoty.

    Od momentu wprowadzenia produktu kosmetycznego do obrotu osoba odpowiedzialna przechowuje jego dokumentację (przez okres 10 lat) i udostępnia ją w celach kontroli właściwym organom.

    Dystrybutor

    Jaka jest rola dystrybutora zanim wprowadzi produkt na rynek? Musi sprawdzić, czy towar posiada odpowiednie oznakowanie, czy nie upłynęła data minimalnej trwałości oraz czy spełnione są wymogi językowe. Jeśli pojawią się wątpliwości, to dystrybutorzy nie udostępniają produktu na rynku dopóty, dopóki nie zostanie on dostosowany do obowiązujących wymogów. Ewentualnie wycofują go z rynku. Natomiast w sytuacji, gdy produkt kosmetyczny stwarza ryzyko dla zdrowia ludzi, niezwłocznie informują o tym osobę odpowiedzialną oraz właściwe organy.

    Dokumentacja

    Dokumentacja zawiera:

      • opis produktu kosmetycznego,
      • raport bezpieczeństwa,
      • opis metod produkcji i oświadczenie o zgodności z dobrą praktyką produkcji,
      • jeżeli jest to uzasadnione ze względu na rodzaj produktu kosmetycznego lub efekt jego działania – dowód deklarowanego działania,
      • dane dotyczące wszelkich testów na zwierzętach, przeprowadzonych przez producenta, jego przedstawicieli lub dostawców w trakcie opracowania lub oceny bezpieczeństwa produktu kosmetycznego lub jego składników.

    Dobra praktyka produkcji i bezpieczeństwo

    Zgodnie z obowiązującym prawem, produkcja produktów kosmetycznych odbywa się zgodnie z dobrą praktyką produkcji. Oznacza to produkcję odpowiadająca normom zharmonizowanym. Należy przez to rozumieć zgodność ze specyfikacjami służącymi ocenie właściwości kosmetyków.

    Produkty kosmetyczne powinny być bezpieczne w normalnych lub dających się racjonalnie przewidzieć warunkach stosowania. Trzeba przy tym uwzględnić w szczególności: prezentację, oznakowanie, instrukcję używania oraz informacje i wskazówki od osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie produktu do obrotu.

    Przed wprowadzeniem produktu kosmetycznego do obrotu osoba odpowiedzialna zapewnia dokonanie oceny bezpieczeństwa produktu i sporządzenie Raportu Bezpieczeństwa Produktu Kosmetycznego (Safety Assessment). Oceny tej dokonuje osoba posiadająca dyplom lub inny dowód formalnych kwalifikacji studiów w dziedzinie farmacji, toksykologii, medycyny lub innej zbliżonej dyscypliny lub kursu uznawanego przez dane państwo członkowskie za równorzędny.

    Zgłaszanie kosmetyków

    Zgodnie z przepisami unijnego rozporządzenia, produkty kosmetyczne podlegają rejestracji w bazie CPNP (Cosmetic Products Notification Portal). Bazę prowadzi Komisja Europejska. Fakt dokonania zgłoszenia nie oznacza, że kosmetyk jest bezpieczny, spełnia wymagane normy i może być dopuszczony do obrotu.

    Przygotowanie raportu bezpieczeństwa i zgłoszenie kosmetyków do CPNP to nie wszytsko. Produkty kosmetyczne powinny być również odpowiednio opisane i oznakowane (funkcja, skład, działanie). Dopiero wówczas można mówić o zapewnieniu bezpieczeństwa ich stosowania. Konsument i podmiot kontrolujący może wówczas upewnić się, czy dany produkt nie zawiera substancji, których obecność w kosmetykach jest niedozwolona, ograniczona lub może powodować uczulenia.

    Import kosmetyków spoza UE

    Produkty kosmetyczne importowane muszą spełniać takie same wymagania, jak kosmetyki produkowane na terenie UE. Dotyczy to w zarówno ich składu, jak i wymaganej dokumentacji. Osobą odpowiedzialną za produkt wprowadzany na rynek UE jest każdy importer. Wymagania prawne dotyczą również sytuacji, gdy kolejny importer w łańcuchu dostaw sprowadza towar spoza UE, który już znajduje się na rynku. Każdorazowo importer musi pisemnie upoważnić osobę mającą siedzibę w UE jako odpowiedzialną. Na opakowaniu produktu kosmetycznego należy podać imię i nazwisko lub nazwę zarejestrowanej w UE firmy oraz adres osoby odpowiedzialnej.

    Polska ustawa o produktach kosmetycznych

    Po 9 latach od wejścia w życie unijnego rozporządzenia, najprawdopodobniej w czerwcu 2018 r., wejdzie w życie polska ustawa o produktach kostycznych. Zastąpi ona obecnie obowiązującą ustawę z 2001 r.

    Europejski sektor kosmetyków jest jedną z dziedzin działalności przemysłowej, w których występuje zjawisko podrabiania zagrażające zdrowiu ludzi. Państwa członkowskie zobowiązane są zatem do wdrażania regulacji, które zminimalizują zagrożenie i zapewnią właściwy poziom bezpieczeństwa produktów kosmetycznych. Co niewątpliwie przełoży się na bezpieczeństwo konsumentów.

    Przedmiotem polskiej ustawy będzie wykonanie rozporządzenia nr 1223/2009. Wiąże się to z określeniem obowiązków organów odpowiedzialnych za nadzór nad produktami kosmetycznymi oraz ustaleniem sankcji za nieprzestrzeganie przepisów.

    Aktualizacja: polska ustawa wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

    Obowiązki

    Prawodawca polski uchylając dotychczasową ustawę wprowadza nowe obowiązki i instytucje. Wśród nich znajdują się:

      • Wprowadzenie obowiązku rejestracji zakładów, w których są wytwarzane lub paczkowane produkty kosmetyczne. W tym celu niezbędne jest złożenie pisemnego wniosku w terminie co najmniej 14 dni przed dniem rozpoczęcia planowanej działalności. A jeśli wytwórca nie jest osobą odpowiedzialną, to zobowiązany jest wskazać organom nadzoru osobę, na rzecz której wytwarza produkt kosmetyczny.
      • Utworzony zostanie System Informowania o Ciężkich Działaniach Niepożądanych Spowodowanych Stosowaniem Produktów Kosmetycznych.
      • Nadzór nad przestrzeganiem przepisów rozporządzenia i ustawy sprawowany przez Państwową Inspekcję Sanitarną oraz Inspekcję Handlową.
      • Sporządzenie dokumentacji produktu w języku polskim i angielskim.
      • Wprowadzenie kar pieniężnych.

    Kary

    Ustawa przewiduje zastąpienie dotychczasowych przepisów karnych regulacjami umożliwiającymi nakładanie kar drogą decyzji administracyjnych. Sankcje mają być proporcjonalne i odstraszające. Poniżej przedstawiam kilka przykładów (więcej rozdział 5 ustawy):

    kto:

      • nie zapewnia, że produkt kosmetyczny jest wytwarzany z zachowaniem zasad dobrej praktyki produkcji, podlega karze pieniężnej w wysokości do 50 000 zł.
      • wprowadza do obrotu produkt kosmetyczny bez spełnienia wymogów dotyczących oceny bezpieczeństwa, o której mowa w art. 10 rozporządzenia unijnego, podlega karze pieniężnej w wysokości do 100 000 zł.
      • nie spełnienia wymogu dotyczącego okresu przechowywania dokumentacji produktu podlega karze pieniężnej w wysokości do 30 000 zł.
      • wprowadza do obrotu produkt kosmetyczny bez spełnienia wymogów dotyczących dokumentacji produktu podlega karze pieniężnej w wysokości do 100 000 zł.
      • wprowadza do obrotu produkt kosmetyczny z naruszeniem ograniczeń dotyczących substancji, o których mowa w art. 14, art. 15 i art. 17 rozporządzenia podlega karze pieniężnej w wysokości do 100 000 zł
      • wbrew zakazom wynikającym z art. 18 rozporządzenia przeprowadza testy na zwierzętach podlega karze pieniężnej w wysokości do 100 000 zł.

    Podsumowanie

    Wejście w życie ustawy o produktach kosmetycznych ma wzmocnić bezpieczeństwo konsumentów kupujących kosmetyki. Obowiązek posiadania odpowiednich badań i dokumentacji (pod groźbą kary) ma zapewnić produkcję bezpiecznych wyrobów i zwiększyć jej innowacyjność. Zdaniem polskiego ustawodawcy, nowe przepisy ułatwią przedsiębiorcom prowadzenie działalności gospodarczej i skrócą czas prowadzenia czynności administracyjnych. Projekt nie wprowadza dodatkowych wymagań inne niż te, które zostały określone w rozporządzeniu nr 1223/2009. Przewidziano również 9-miesięczny okres przejściowy na dostosowanie się do obowiązków dotyczących rejestracji zakładów wytwarzających produkty kosmetyczne.

    Źródła

    Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009

    Ustawa o produktach kosmetycznych

  • Ułatwienia dla startujących przedsiębiorców

    Ułatwienia dla startujących przedsiębiorców

    Zapowiadane przez rząd ułatwienia i udogodnienia dla osób planujących podjąć działalność gospodarczą na nowych zasadach miały wejść w życie najpierw z początkiem marca a potem 1 kwietnia 2018 r. Z uwagi na wniesione przez Senat poprawki termin uległ zmianie. Ostatecznie pakiet 5-ciu ustaw, podpisanych przez prezydenta w dniu 23 marca, wejdzie w życie 30 kwietnia 2018 r. Chcesz wiedzieć jakie istotne zmiany wprowadzają nowe ustawy? A może planujesz wystartować z młodą firmą i chcesz skorzystać z możliwości niepłacenia składek do Zus-u przez pierwsze 6 miesięcy? Jeśli tak, to poniżej przedstawię Ci w skrócie ważne informacje dotyczące przedmiotowych nowości w prawie. Sama lub sam świadomie zdecyduj czy warto skorzystać z tzw. pasa startowego dla młodych firm.

    Konstytucja dla biznesu

    Konstytucja dla biznesu to pakiet ustaw, których głównym celem jest zreformowanie i uproszczenie przepisów dotyczących prowadzenia działalności. W pakiet wchodzi 5 następujących regulacji:

    1. prawo przedsiębiorców,
    2. przepisy wprowadzające ustawę – Prawo przedsiębiorców oraz inne ustawy dotyczące działalności gospodarczej
    3. ustawa o Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców
    4. ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy
    5. ustawa o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

    Najważniejsze zmiany

    • Wprowadzenie zasady „co nie jest prawem zabronione, jest dozwolone”. Przez co należy rozumieć, że przedsiębiorca może prowadzić biznes w sposób wolny, jeśli nie łamie wskazanych wyraźnie w prawie zakazów lub ograniczeń.
    • Domniemanie uczciwości przedsiębiorcy – przedsiębiorca nie musi udowadniać swojej uczciwości, a wątpliwości dotyczące okoliczności danej sprawy będą rozstrzygane na jego korzyść.
    • Niejasne przepisy będą rozstrzygane na korzyść przedsiębiorców.
    • Zasada proporcjonalności – wyrażająca się tym, że rząd nie może nakładać na przedsiębiorcę nieuzasadnionych obciążeń. Przykładowo, nie może żądać od przedsiębiorcy dokumentów, którymi już dysponuje.
    • Powołanie Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców. Rzecznik ma stać na straży praw przedsiębiorców, wnioskować do ministrów o wyjaśnienie najbardziej skomplikowanych przepisów czy interweniować w sprawie łamania prawa przedsiębiorców.
    • Możliwość zawieszenia działalności w przypadku zatrudniania pracownika na urlopie macierzyńskim czy wychowawczym.
    • Możliwość załatwiania niektórych prostych spraw urzędowych przez telefon, e-mail lub za pomocą innych środków komunikacji.
    • Stworzenie katalogu podstawowych reguł, którymi należy kierować się przy tworzeniu prawa gospodarczego.
    • Ministrowie i organy centralne będą wydawać objaśnienie prawne.
    • Wprowadzenie nowych przepisów dotyczących zasad udziału przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym w Polsce.

    Rozpoczynający działalność na nowych zasadach

    Konstytucja dla biznesu, a mówiąc precyzyjniej ustawa prawo przedsiębiorców wprowadza dwie formy udogodnień dla startujących z własnym biznesem: prowadzenie działalności bez wpisu do ewidencji oraz półroczne zwolnienie z płacenia obowiązkowych składek do Zus-u. Czy to tylko kolorowe hasła, czy zmiany na miarę ustawy Wilczka? Co zyskujemy, a czym ryzykujemy? Sprawdźmy.

    Możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej

    Zgodnie z nowymi przepisami, nie musisz rejestrować firmy, gdy Twoje miesięczne przychody nie przekraczają połowy płacy minimalnej a w okresie ostatnich 60 miesięcy nie prowadziłeś działalności gospodarczej. Aktualne minimalne wynagrodzenie wynosi 2100 zł brutto. Zatem, jeśli Twoje miesięczne przychody wynoszą równo 1050 zł brutto lub oscylują poniżej tej kwoty –  nie musisz składać wniosku do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jeśli jednak Twój przychód przekroczy ustalą kwotę, zgodnie z ustawą jesteś zobowiązany do złożenia wniosku o wpis w terminie 7 dni.

    Dotychczas prawo nie przewidywało pułapu przychodu, do którego można było wykonywać działalność bez jej rejestrowania. Zmiana będzie istotna dla osób, które eksperymentują z własnym biznesem będąc jeszcze na etacie albo chcą przetestować czy ich pomysł znajdzie zainteresowanie na rynku.

    Ważne!

    • Ustawa mówi o przychodzie, a nie o dochodzie. Nie ma znaczenia ile zarobisz na rękę.
    • Działalność nieewidencjonowana nie może dotyczyć działalności wykonywanej w ramach spółki cywilnej (na wypadek jakby wspólnicy próbowali dzielić przychód).
    • Ustawa prawo przedsiębiorców w art. 6 wyklucza możliwość nierejestrowania firmy w przypadku działalności wytwórczej w rolnictwie, wynajmowania pokoi przez rolników, sprzedaży posiłków domowych, wyrobu wina przez rolników itp.
    • Ustawodawca nie określił wprost jak rozliczane będą kwestie podatkowe z tytułu osiągniętych przychodów (podatek dochodowy i ewentualnie VAT).

    Ulga na start

    Przez pierwszych 6 miesięcy prowadzenia działalności przedsiębiorca nie musi płacić składek z tytułu obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (składki do Zus). Jest to kwestia wyboru – z ulgi można skorzystać lub nie – składając w Zus-ie odpowiednią deklarację. Następnie po upływie pół roku możesz przez 2 lata opłacać składki na dotychczasowych zasadach, czyli w ramach tzw. „małego zusu”. Ulga dotyczy osób, które podejmują działalność po raz pierwszy albo po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia oraz nie wykonują jej na rzecz byłego pracodawcy.

    Dotychczas przedsiębiorca miał 7 dni od założenia działalności na zgłoszenie się do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Po zmianach ma na to 6 miesięcy.

    Ważne!

    • Ulga na start nie dotyczy składki na ubezpieczenie zdrowotne (wynoszącej około 320 zł).
    • Faktyczna wysokość ulgi na start jest równa składkom na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe), które aktualnie dla początkującego przedsiębiorcy wynoszą nieco poniżej 200 zł.
    • W przypadku skorzystania z ulgi przedsiębiorca nie będzie zgłoszony do ubezpieczenia społecznego. Jest to równoznaczne z tym, że nie będzie mógł pójść na zwolnienie lekarskie, otrzymywać świadczenia rehabilitacyjnego, renty czy odprowadzać kapitału na emeryturę.

    Podsumowanie

    Niewątpliwie zmiany w polskim prawie gospodarczym są konieczne. Czekamy jednak z niecierpliwością na ich praktyczne stosowanie. Zwłaszcza w obszarze relacji przedsiębiorca – urząd. Jeśli zaś chodzi o możliwość skorzystania z ulgi na start czy opcję nierejestrowania firmy, to przedsiębiorca sam powinien ocenić ewentualne korzyści i zagrożenia.

    Źródła

    http://www.dziennikustaw.gov.pl,
    https://www.biznes.gov.pl/pl

  • Gromadzisz dane osobowe? Dowiedz się, jak wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z Rodo.

    Gromadzisz dane osobowe? Dowiedz się, jak wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z Rodo.

    O obowiązku informacyjnym, spoczywającym na przedsiębiorcy zbierającym dane osobowe pisałam tutaj. W kontekście przedmiotowego tematu spotkałam się jednak z licznymi pytaniami i wątpliwościami przedsiębiorców. Dotyczyły one głównie problemu praktycznego sformowania treści komunikatu. Zwłaszcza, gdy informacji do przekazania jest całkiem sporo. A sama formułka, zgodnie z nowym prawem, ma być zwięzła, jasna, przejrzysta, zrozumiała, łatwo dostępna i napisana prostym językiem.

    Już na wstępie przyznam, że nie mam gotowego, idealnego szablonu, który zaspokoiłby potrzeby każdej branży. Dlaczego? Bo mamy do czynienia z rożnymi podstawami przetwarzania danych i odmiennymi procesami (mniej lub bardziej złożonymi). Mając świadomość, że ochrona danych dotyczy tak samo sprzedawców, lekarzy czy branży kreatywnej należałoby skroić treść informacyjną na miarę właściwej działalności. Stawiając czoła wyzwaniu, poniżej spróbuję sformułować kilka przykładowych klauzul. Nie są to treści gotowe do zamieszczenia w umowie czy w regulaminie. Mogą jedynie posłużyć jako wskazówki ułatwiające wypełnienie obowiązku informacyjnego.

    Kto udziela informacji?

    Zobowiązanie do podania informacji, o których mowa w art. 13 i 14 unijnego rozporządzenia (zwanego Rodo), ciąży na administratorze danych. To on zbiera dane osobowe. Administratorem może być zarówno osoba fizyczna, osoba prawna, organ publiczny albo inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

    Jak informować?

    Prawo nie narzuca konkretnej formy. Może ona przybrać zarówno postać tekstową, jak i graficzną (obrazki, ikony). Teoretycznie informacja może być udzielona również ustnie. Jednak zagrożenie dotkliwej kary finansowej motywuje, by dysponować jakimś dowodem potwierdzającym wypełnienie obowiązku.

    W kontekście RODO bardzo ważne jest, by informacje przekazać:

    • w sposób zwięzły,
    • przejrzyście,
    • jasno,
    • w formie łatwo dostępnej,
    • w formie zrozumiałej,
    • prostym językiem.

    Przykładowe klauzule informacyjne

    Jeśli zatem rozporządzenie nie narzuca nam rygorystycznej formy, to jednym ze sposobów przekazania informacji może być postawienie prostych pytań i udzielenie przejrzystych odpowiedzi. Taki tryb wydaje się bardzo przyjazny dla użytkownika. Nie przytłacza zbędnymi formalnościami, pozwala zrozumieć krok po kroku kto, co, jak i na jakich zasadach robi z danymi osobowymi. Ponadto, sformułowanie pytań w oparciu o treść obowiązku informacyjnego i udzielenie na nie odpowiedzi z pewnością ułatwi stworzenie jasnego  komunikatu skierowanego do osoby, której dane zbieramy.

    Poniżej  przedstawiam katalog przykładowych pytań i odpowiedzi, by pokazać w jaki sposób można wypełnić podstawowy obowiązek informacyjny przy użyciu przejrzystej i prostej formy.

    Kto jest administratorem danych osobowych?

    Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka XYZ (zwana dalej: My) z siedzibą w Warszawie przy ul. XYZ nr XX.  Możesz się z nami skontaktować drogą elektroniczną, wysyłając wiadomość na adres: biuro@xyz.pl lub telefonicznie pod numerem: XXX XXX XXX.

    W jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe?

    Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, aby:

    • zawrzeć i wykonać umowę,
    • dopełnić rozliczeń finansowych,
    • prowadzić działania marketingowe,

    * mogą to być również inne cele charakterystyczne dla obszaru Twojej działalności.

    Jaką podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych dysponujemy?

    Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będą odpowiednio:

    • umowa, którą z Tobą zawrzemy lub oświadczenie woli jej zawarcia,
    • ustawy, w tym w szczególności przepis art. 106 e ust 1. ustawy o podatku od towarów i usług – wskazujący jakie dane musimy zamieścić w fakturze,
    • zgody marketingowe, które zostały przez Ciebie zaznaczone,
    • uzasadniony prawnie interes, który mamy w tym, aby przedstawiać Ci inne oferty.

    *więcej o podstawach przetwarzania danych pisałam tutaj.

    Kto może być odbiorcą Twoich danych osobowych?

    W niektórych sytuacjach, aby rzetelnie realizować umowę/nasze obowiązki, jesteśmy zmuszeni przekazać Twoje dane dalej. Należy przez to rozumieć przekazanie danych następującym podmiotom:

    • osobom przez nas upoważnionym – naszym pracownikom i współpracownikom, by prawidłowo wykonywali swoje obowiązki,
    • podmiotom przetwarzającym, którym zlecimy czynności wymagające powierzenia danych, np. dostawcom przesyłek,
    • innym odbiorcom danych – bankom, kancelariom prawnym, biurom rachunkowym,
    • uprawnionym organom państwowym na mocy obowiązujących przepisów prawa.

    Podstawowe informacje powinny również zawierać wzmiankę dotyczącą danych inspektora ochrony danych osobowych (jeśli został powołany) oraz informacje o zamiarze przekazania danych do państwa trzeciego i stosowanych zabezpieczeniach (jeśli ma to zastosowanie).

    To nie koniec

    Prawo nakłada na administratora również dodatkowe obowiązki informacyjne, o których mowa w art. 13 ust. 2 RODO. Należałoby więc udzielić odpowiedzi również na kwestie dotyczące:

    • okresu przechowywania danych lub kryterium ustalania takiego okresu,
    • zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym profilowania),
    • praw przysługujących osobie, której dane są przetwarzane (np. prawo do sprostowania danych, usunięcia, przeniesienia, cofnięcia zgody, złożenia skargi),
    • konsekwencji niepodania danych,
    • innego planowanego celu przetwarzania danych osobowych, jeśli jest odmienny od celu w którym dane zostały zebrane.

    Podsumowanie

    Jeśli nadal twierdzisz, że prawo ochrony danych osobowych Cię nie dotyczy – spróbuj postawić się w roli swojego klienta. Przejrzystość komunikatów, zrozumiałe i „legalne” regulaminy oraz jasne zasady przetwarzania danych osobowych stanowią o atutach firmy. Coraz częściej (na szczęście!) wybieramy towary i usługi w oparciu kryterium jakości oraz poszanowania praw i prywatności klientów.   

  • Klauzule niedozwolone

    Klauzule niedozwolone

    Masz sklep internetowy? Sprzedajesz kosmetyki, zabawki, książki, odzież lub inne przedmioty? Świadczysz usługi osobom fizycznym, np. turystyczne lub edukacyjne? Jeśli tak, to opracowując wzorce umowne (np. regulaminy, wzory umów czy ogólne warunki) pamiętaj, że nie powinny się w nich znaleźć tzw. niedozwolone klauzule. Należy przez nie rozumieć takie postanowienia nieuzgodnione z konsumentem indywidualnie, które kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami rażąco naruszając jego interesy.

    Konsument i przedsiębiorca

    Zacznę od wyjaśnienia kogo możemy nazwać konsumentem. Zgodnie z art. 221 kodeksu cywilnego, konsumentem jest osoba fizyczna, która dokonuje czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. Konsumentem będzie więc pan X, który kupuje auto, odzież czy wycieczkę, pod warunkiem, że umowa, którą zawiera pozostaje bez związku z jego aktywnością zawodową. Z „umowa konsumencką” nie będziemy mieli do czynienia, jeśli zakup był dokonany w ramach prowadzonej firmy.

    Przedsiębiorca zaś, zgodnie z art. 431 kodeksu cywilnego, to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uważa się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

    Relacja B2C

    Jeśli przedsiębiorca zawiera umowę z konsumentem, mamy do czynienia z relacją, w której konsument postrzegany jest jako słabsza strona kontraktu. Natomiast przedsiębiorca to pomiot profesjonalny, wyspecjalizowany w swojej dziedzinie i posiadający odpowiednią wiedzę oraz środki. Dlatego prawo przyznaje konsumentowi pewną ochronę, tak aby przedsiębiorca nie wykorzystywał jego niewiedzy i nieświadomości. Jednym z takich instrumentów jest regulacja dotycząca tzw. klauzul abuzywnych (niedozwolonych).

    *Nie dotyczy ona umów zawieranych między profesjonalistami (przedsiębiorcami) oraz umów zawieranych między konsumentami.

    Klauzule niedozwolone

    Zgodnie z art. 385 1 kodeksu cywilnego „postanowienia umowy zawieranej z konsumentem nieuzgodnione indywidualnie nie wiążą go, jeśli kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając  jego interesy”.

    Przykładowy katalog niedozwolonych postanowień zawiera art. 385 3 kodeksu cywilnego i są nimi między innymi: postanowienia, które wyłączają lub istotnie ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, uzależniają zawarcie umowy od przyrzeczenia przez konsumenta zawierania w przyszłości dalszych umów podobnego rodzaju, zapewniają przedsiębiorcy uprawnienia do dokonywania wiążącej interpretacji umowy, przewidują możliwość podwyższenia ceny po zawarciu umowy bez przyznania konsumentowi prawa do odstąpienia od umowy czy narzucają rozpoznanie sprawy przez sąd, który wg. przepisów nie jest miejscowo właściwy.

    Ponadto, na stronie UOKiK znajduje się rejestr klauzul niedozwolonych. Zostały one uznane za niedozwolone prawomocnym wyrokiem Sądu Ochrony Konkurencji i Konsumentów – dotyczy postanowień sprzed 17.04.2016 r. Zbór niedozwolonych postanowień znajdziemy również w treści decyzji Prezesa UOKiK.

    Poniżej przedstawiam kilka klauzul abuzywnych typowych dla regulaminów sklepów internetowych:

    „Możesz odstąpić od zawartej umowy sprzedaży w terminie 14 dni od daty zamówienia (…)”

    „(…) wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby sprzedawcy”.

    „Zwracany towar należy odesłać razem z otrzymanym paragonem fiskalnym lub fakturą.”

    „Podstawą reklamacji jest stwierdzenie uszkodzenia w obecności osób dostarczających przesyłkę”.

    „Odstąpienie od umowy bez podania przyczyny na podstawie ustawy, o której mowa (…) możliwe jest wyłącznie pod warunkiem, że produkt znajduje się w oryginalnym pudełku wraz z wszystkimi dokumentami z jakimi był dostarczony.”

    Stosowanie postanowień niedozwolonych – zagrożenia

    Przedsiębiorca, który stosuje w swoich wzorcach umownych niedozwolone postanowienia musi się liczyć z tym, że takie klauzule nie wiążą konsumenta! Konsument ma również prawo  wystąpić do sądu powszechnego (rejonowego lub okręgowego) o uznanie konkretnego postanowienia za niewiążące. Może także powiadomić Prezesa UOKiK o podejrzeniu stosowania przez przedsiębiorcę niedozwolonego postanowienia wzorca umowy. Efektem jest wydanie przez Prezesa UOKiK decyzji administracyjnej, w której rozstrzyga, czy klauzula ma niedozwolony charakter oraz zakazuje jej dalszego wykorzystywania.

    Zarówno skierowanie sprawy do sądu, jak i do UOKiK wiąże się z ryzykiem poniesienia przez przedsiębiorcę wydatków finansowych związanych z koniecznością zapłaty kosztów procesu czy nałożonej przez Prezesa UOKiK kary finansowej.

    Niektórzy przedsiębiorcy mogą mieć również do czynienia z tzw. łowcami klauzul, czyli organizacjami quasi-konsumenckimi, które stosując technikę szantażu wymuszają ugody za naruszanie przepisów.

    Co robić?

    Kopiowanie gotowych wzorców umów i regulaminów z sieci jest dość ryzykowne. Tak samo jak nieaktualizowanie ich treści. Świadczy o tym chociażby ilość klauzul wpisanych do rejestru, czy zbiór decyzji Prezesa UOKiK. Z pewnością ułatwieniem przy konstruowaniu umów z konsumentami będzie skorzystanie z pomocy prawnika lub gruntowna analiza katalogu postanowień umownych wskazanych w kodeksie cywilnym i rejestrze klauzul, w orzecznictwie sądów powszechnych oraz w decyzjach Prezesa UOKiK. Równolegle konieczna jest znajomość przepisów regulujących działalność w danej branży. Przykładowo przy handlu elektronicznym nie należy zapominać o prawach konsumentów zawierających umowy na odległość (ustawa o prawach konsumenta), obowiązkach przedsiębiorcy wynikających z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną czy przepisach dotyczących ochrony danych osobowych.

  • Zgoda na marketing bezpośredni

    Zgoda na marketing bezpośredni

    Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów wszczął niedawno postępowanie przeciwko jednemu z operatorów telekomunikacyjnych. Zarzucił mu stosowanie marketingu bezpośredniego bez zgody konsumenta. Zdaniem UOKiK, działanie to może godzić w interes konsumentów będących abonentami wszystkich przedsiębiorców telekomunikacyjnych działających w Polsce. Z postanowienia wynika, że telefoniczne kierowanie oferty, bez uprzednio wyrażonej zgody odbiorcy, może stwarzać zagrożenie podjęcia przez konsumentów pochopnych i nieprzemyślanych decyzji dotyczących wyboru dostawcy usług telekomunikacyjnych.

    Marketing bezpośredni

    Żeby wiedzieć, co jest obwarowane koniecznością pozyskania wcześniejszej zgody należałoby najpierw wytłumaczyć znaczenie „marketingu bezpośredniego”. Niestety polski ustawodawca, wprowadzając przepis, który miał na celu wzmocnienie praw konsumentów (pamiętamy głośne hasła: koniec natrętnych telefonicznych sprzedawców! koniec spamu!) pominął zdefiniowanie samego pojęcia marketingu bezpośredniego.

    Dlatego, mimo kilkuletniego funkcjonowania zakazu marketingu bezpośredniego bez uprzedniej zgody użytkownika końcowego, spory w interpretacji dzielą prawników, przedsiębiorców i konsumentów. A brak definicji w polskim ustawodawstwie wiąże się z koniecznością szukania jej w innych źródłach (prawo wspólnotowe, orzecznictwo, komentarze itp.).

    Zgodnie z treścią definicji zamieszczonej w Rekomendacji R (85)20 z dnia 25 października 1985 r. Komitetu Ministrów dla Państw Członkowskich w sprawie ochrony danych osobowych używanych dla celów marketingu bezpośredniego Rady Europy:

    „przez marketing bezpośredni należy rozumieć ogół działań, jak również wszelkich dotyczących go usług pomocniczych, umożliwiających oferowanie produktów lub usług bądź przekazywanie innych informacji do grupy ludności – za pośrednictwem poczty, telefonu lub innych bezpośrednich środków – w celach informacyjnych bądź w celu wywołania reakcji ze strony osoby, której dane dotyczą„.

    Z opinii prezesów UOKiK i UKE, komentarzy oraz orzecznictwa wynika, iż pod pojęciem marketingu bezpośredniego należy rozumieć nie tylko działania o charakterze ściśle sprzedażowym (dotyczące reklamy, badania rynku, sprzedaży i dystrybucji), ale również takie, które służą dostarczaniu informacji, jeśli ich efektem jest zainteresowanie adresata ofertą przedsiębiorcy.

    Ograniczenie marketingu bezpośredniego

    W myśl art. 172 ustawy prawo telekomunikacyjne:

    1. Zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.

    2. Przepis ust. 1 nie narusza zakazów i ograniczeń dotyczących przesyłania niezamówionej informacji handlowej wynikających z odrębnych ustaw.

    3. Używanie środków, o których mowa w ust. 1, dla celów marketingu bezpośredniego nie może odbywać się na koszt konsumenta.

    O jakie urządzenia i systemy telekomunikacyjne chodzi?

    Definicję urządzenia końcowego znajdziemy w art. 2 pkt 43 ustawy prawo telekomunikacyjne i obejmuje swoim zakresem urządzenia telekomunikacyjne przeznaczone do podłączenia bezpośrednio lub pośrednio do zakończeń sieci. W praktyce będą nimi zarówno telefony komórkowe, jak i stacjonarne, faksy, komputery czy tablety. Natomiast przez automatyczne systemy wywołujące należałoby rozumieć takie urządzenia (systemy), które bez udziału człowieka rozsyłają wiadomości do wszystkich klientów.

    Zgoda na marketing bezpośredni

    Wymagana przez ustawodawcę zgoda musi być uprzednia i powinna spełniać wymogi określone w art. 174 ustawy prawo telekomunikacyjnego,  mianowicie:

    Do uzyskania zgody abonenta lub użytkownika końcowego stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

    Zatem nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Musi być jednoznaczna, a wyrażający w momencie jej formułowania musi mieć świadomość tego, co kryje się pod jej pojęciem. Ponadto, może być wycofana w każdym czasie, w sposób prosty i wolny od opłat.

    Powierzenie działań marketingowych podmiotowi zewnętrznemu

    Podmiot, który stosuje marketing bezpośredni jest odpowiedzialny w zakresie spełnienia wymogu dotyczącego zgody użytkownika końcowego, niezależnie od tego czy sam pozyskał zgodę, czy uzyskał bazę zgód od podmiotu trzeciego.

    Sąd Najwyższy, rozstrzygając zagadnienie prawne powstałe na tle sporu Urząd Komunikacji Elektronicznej – operator sieci komórkowej, uchwałą z dnia 17 lutego 2016 r. stwierdził, że przedsiębiorca może zostać ukarany w sytuacji, gdy zlecił przeprowadzenie akcji promującej jego usługi innemu podmiotowi, a ten wykonał zlecenie używając dla celów marketingu bezpośredniego automatycznych systemów wywołujących bez uzyskania na to zgody abonentów lub użytkowników końcowych będących adresatami takich działań oraz korzystając z bazy abonentów i użytkowników końcowych przekazanych podmiotowi przez przedsiębiorcę telekomunikacyjnego.

    Marketing bezpośredni a e-mail marketing

    Na przedsiębiorcy świadczącym usługi drogą elektroniczną ciąży jeszcze inny obowiązek związany z pozyskaniem zgody na działania o charakterze marketingowym. Mianowicie z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną jednoznacznie wynika, że: zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

    Jak się mają dwa wspomniane wyżej zakazy do siebie?

    Granice zazębiania się tych dwóch zgód są sporne. Z pewnością wpływa na to brak definicji marketingu bezpośredniego oraz zmiany zachodzące w obszarze nowych technologii. Jedno jest pewne, w przepisach te dwa zakazy funkcjonują równolegle i naruszenie jednego lub drugiego może skutkować nałożeniem na przedsiębiorcę kary pieniężnej!

    Warto zaznaczyć również, że zakaz z prawa telekomunikacyjnego funkcjonuje zarówno w obrocie konsumenckim (B2C), jak i w obrocie obustronnie profesjonalnym (B2B). Natomiast zakaz dotyczący świadczenia usług drogą elektroniczną dotyczy wyłącznie osób fizycznych.

    Podsumowanie

    Praktyka pokazuje, że większość konsumentów ma już dość telemarketingu. Wiąże się to z utratą zaufania do sprzedawców i operatorów usług telekomunikacyjnych. Wynika ona najprawdopodobniej z nieuczciwych praktyk rynkowych stosowanych przez niektórych przedsiębiorców, podszywających się pod wiodących operatorów i zawierających odrębne umowy (np. o świadczenie usług telekomunikacyjnych lub dotyczących sprzedaży energii elektrycznej). W tym kontekście wymóg uzyskania zgody przed wcześniejszym kontaktem z klientem wydaje się całkowicie uzasadnionym i koniecznym.

    Jest jeszcze druga strona medalu. Mianowicie niejasności interpretacyjne, które powstają po stronie przeciętnego małego przedsiębiorcy. Jak już wspomniałam wyżej, marketing bezpośredni to nie tylko kontakt telefoniczny! Finalnie efekt jest taki, że przedsiębiorcy gubią się w gąszczu wymogów i formalności, a konsumenci w rosnącej liczbie niezrozumiałych chekbox’ów do zaznaczenia lub odznaczenia.

    Źródła:

    www.uokik.pl

    ustawa prawo telekomunikacyjne

    ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną

    REKOMENDACJA R(85)20

    uchwała SN z dnia 17 lutego 2016 r.

    Czy ten wpis był dla Ciebie wartościowy? Jeśli tak, udostępnij go innym.

    Jeśli potrzebujesz indywidualnej konsultacji i wsparcia prawnego – napisz do nas!

  • Brak odpowiedzialności sprzedawcy

    Brak odpowiedzialności sprzedawcy

    Kiedy sprzedawca jest zwolniony z odpowiedzialności z tytułu rękojmi? Czy publiczne zapewnienia producenta dotyczące właściwości towaru, których sprzedawca nie znał mogą być przedmiotem roszczeń klientów?

    Kupujący o wadzie wiedział

    Sprzedawca jest zwolniony z odpowiedzialności z tytułu rękojmi, jeśli kupujący wiedział o wadzie w chwili zawarcia umowy. Zwolnienie to dotyczy konkretnej, istniejącej wady rzeczy. Nie ma zastosowania do innych wad ukrytych, które mogą się ujawnić w trakcie użytkowania. Nie wystarczy wykazać, że kupujący mógł (przy dołożeniu należytej staranności) lub powinien wadę zauważyć. Ciężar dowodu w tej kwestii obciąża sprzedawcę – to on musi dowieść, że kupujący o wadzie wiedział.

    W przypadku sprzedaży rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku (czyli oznaczonych według cech rodzajowych, właściwych dla większej liczby przedmiotów) lub rzeczy mających powstać w przyszłości istotne znaczenie ma moment wydania rzeczy kupującemu, umożliwiający praktyczne wykrycie wady, a nie chwila zawarcia umowy.

    Przykład: Jeśli przedmiotem umowy są treści cyfrowe mające powstać w przyszłości, to momentem oceny przez kupującego stanu towaru będzie chwila dostarczenia treści, a nie zawarcia umowy.

    Publiczne zapewnienia producenta

    Sprzedawca nie jest odpowiedzialny względem kupującego będącego konsumentem za to, że rzecz nie ma właściwości wynikających z publicznych zapewnień producenta, jego przedstawiciela lub osoby wprowadzającej rzecz do obrotu lub umieszczającej na niej swoje oznaczenia, jeśli zapewnień tych nie znał ani, oceniając rozsądnie, nie mógł znać, nie mogły mieć wpływu na decyzję kupującego o zawarciu umowy, bądź gdy ich treść została sprostowana przed zawarciem umowy sprzedaży.

    Przykład: Sprzedawca może zweryfikować prawdziwość publicznych zapewnień co do właściwości rzeczy oraz sprostować oświadczenie, informując o tym kupującego przed zawarciem umowy.

    Ograniczenie lub wyłączenie odpowiedzialności z rękojmi

    Strony mogą rozszerzyć, ograniczyć albo wyłączyć odpowiedzialność z tytułu rękojmi. Jeśli stroną jest konsument – ograniczenie lub wyłączenie może nastąpić tylko w przypadkach wskazanych w przepisach szczególnych. Ograniczenie lub wyłączenie jest bezskuteczne, jeśli sprzedawca podstępnie zataił wadę przed kupującym. W relacjach między przedsiębiorcami strony mogą rękojmię ograniczyć i wyłączyć.

    Przykład: W obrocie profesjonalnym B2B (czyli przedsiębiorca-przedsiębiorca) strony poprzez wyraźne postanowienie umowne, mogą ograniczyć zakres odpowiedzialności, a nawet całkowicie ja wyłączyć. Wówczas sprzedawca nie odpowiada za rzecz lub  w ograniczonym zakresie.

    Podstawa prawna:

    Art. 577 i 558 k.c.

  • Deklaracja zgodności

    Deklaracja zgodności

    Wprowadzasz na rynek UE towar importowany z Chin? Zastanawiasz się kto zobowiązany jest do wystawienia deklaracji zgodności UE? Producent twierdzi, że jako dystrybutor jesteś odpowiedzialny za wystawienie deklaracji, zamieszczenie jej na towarze i tłumaczenie na język polski. Czy ma rację?

    Czy wyrób podlegający ocenie zgodności, nieposiadający deklaracji zgodności, może być wprowadzony do obrotu lub oddany do użytkowania na terytorium Unii Europejskiej? A może wprowadzić produkt pod własną marką?

    Co to deklaracja zgodności EU i kto ją wystawia?

    Zgodnie z ustawą o systemie oceny zgodności z dnia 30.08.2002 r. deklaracja zgodności UE jest oświadczeniem producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela stwierdzającym na jego wyłączną odpowiedzialność, że wyrób jest zgodny zasadniczymi wymaganiami (dotyczącymi cech wyrobu, jego projektowania lub wytwarzania określonymi w dyrektywach nowego podejścia).

    Wystawienie dokumentu deklaracji zgodności UE umożliwia naniesienie oznakowania CE na dany wyrób.

    Skrót CE pochodzi od francuskich słów Conformité Européenne – oznaczających zgodność z przepisami europejskimi, a w szczególności z dyrektywami tzw. „nowego podejścia”.

    Kto może być upoważnionym przedstawicielem producenta?

    Upoważnionym przedstawicielem producenta może być osoba fizyczna lub prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, mająca siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, upoważniona przez producenta na piśmie do działania w jego imieniu.

    Deklarację zgodności wystawia zatem producent lub jego upoważniony przedstawiciel. Importer lub dystrybutor może, ale nie musi być upoważnionym przedstawicielem producenta.

    Zamieszczenie oznakowania CE

    Producent lub jego upoważniony przedstawiciel (ten kto poddał wyrób lub proces jego wytwarzania ocenie zgodności z zasadniczymi wymaganiami i potwierdził ich zgodność) umieszcza na towarze oznakowanie zgodności.

    Zabrania się umieszczania na wyrobie, który nie spełnia zasadniczych wymagań lub do którego nie zastosowano właściwej procedury oceny zgodności określonej w przepisach oznakowania zgodności lub znaków podobnych mogących wprowadzać w błąd użytkownika, konsumenta lub dystrybutora tego wyrobu (np. China Export).

    Ocena zgodności

    Wydawałoby się, że to wyłącznie po stronie producenta leży zapewnienie zgodności produktów z odpowiednimi normami i zamieszczenie oznakowania CE. To on może przeprowadzić testy sprawdzające produkt, posiada projekt, dokumentację techniczną. Nie jest tak. Również po stronie importerów oraz dystrybutorów leży odpowiedzialność za zapewnienie zgodności wprowadzanych do obrotu wyrobów z odpowiednimi wymaganiami prawnymi (w tym oznakowanie CE). Stanowi to dodatkową gwarancję spełnienia unijnych wymogów dotyczących ochrony zdrowia czy bezpieczeństwa środowiska naturalnego.

    Obowiązkiem importera jest zapewnienie, że wyroby wprowadzane przez niego do obrotu na teren UE spełniają wymagania bezpieczeństwa i nie stanowią zagrożenia dla europejskich konsumentów. W trakcie odprawy celnej towary muszą być odpowiednio oznakowane (znakiem CE oraz parametrami opisującymi wyrób – umieszczonymi na tabliczce znamionowej). Należy również przedstawić Deklarację Zgodności producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela. Wcześniej importer powinien sprawdzić, czy producent spoza UE podjął wszelkie stosowne kroki, aby wyrób był bezpieczny i spełniał wymagania. Jak również, czy jest on w stanie przedstawić wymaganą dokumentację na żądanie uprawnionych jednostek.

    Dystrybutor również powinien dysponować wiedzą w kwestiach obowiązujących wymogów prawnych i oznaczeń. Jednocześnie zobowiązany jest działać z należytą starannością, aby zapewnić, że obchodzenie się z produktem nie wpłynie negatywnie na jego zgodność z obowiązującymi przepisami.

    Kiedy wymagane jest tłumaczenie deklaracji na język polski?

    W przypadku gdy deklarację zgodności sporządzono w innym języku niż język polski, a z przepisów w wynika obowiązek dołączenia jej do wyrobu, producent lub jego upoważniony przedstawiciel albo importer powinien tę deklarację przetłumaczyć na język polski. Oczywiście o ile wyrób jest przeznaczony do używania lub dystrybucji na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

    Ponadto, producent lub jego upoważniony przedstawiciel jest obowiązany przekazać niezwłocznie ministrowi właściwemu ze względu na przedmiot oceny zgodności i Komisji Europejskiej kopię deklaracji zgodności. Pod warunkiem, że obowiązek ten wynika z przepisów wydanych na podstawie art. 9 ust.1 ww. ustawy.

    Przechowywanie dokumentacji

    Producent lub jego upoważniony przedstawiciel jest obowiązany przechowywać dokumentację dotyczącą wyrobów oraz wyników dokonanej oceny godności wyrobów z zasadniczymi wymaganiami przez okres 10 lat od daty wyprodukowania ostatniego wyrobu, którego dokumentacja ta dotyczy, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

    Jeżeli producent ma siedzibę poza terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej i państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym i nie ustanowił upoważnionego przedstawiciela, do przechowywania kopii dokumentacji dotyczącej wyrobu i przeprowadzonej oceny zgodności przez ww. okres obowiązany jest importer.

    Importer wprowadza towar pod własną marką

    Istnieje również taka możliwość, że dany importer wprowadził na rynek wyrób pod własną marką. W takim przypadku przejmuje on obowiązki producenta. Zgodnie z definicją zamieszczoną w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 765/2008 „producent” to każda osoba fizyczna lub prawna, która wytwarza produkt lub która zleca zaprojektowanie lub wytworzenie produktu i oferuje ten produkt pod własną nazwą lub znakiem towarowym.

    Wprowadzający towar pod własną marką musi dysponować wiedzą oraz wymaganą dokumentacją na temat projektowania oraz procesu produkcji danego wyrobu. Teraz to na nim ciąży odpowiedzialność prawna wynikająca z umieszczenia na produktach oznakowania CE.

    Podsumowanie

    Importer wystawia własną deklarację zgodności tylko wówczas, gdy sprzedaje produkt pod własną marką (wchodzi w rolę producenta) lub jest osobą upoważnioną przez producenta do wystawienia deklaracji. W pozostałych przypadkach, działając jako importer czy dystrybutor odpowiada za istnienie deklaracji i dokumentacji technicznej. Odpowiada również za ewentualne przetłumaczenie jej na język polski, jak również za „należytą staranność” w wyborze towaru bezpiecznego, który wprowadza na polski rynek.

    Źrodła

    Ustawa o systemie oceny zgodności z dnia 30.08.2002 r.

    Dyrektywy nowego podejścia i organizacje notyfikujące.